Wielu przedsiębiorców ma problem z kwalifikowaniem wydatków, które mogą zaliczyć jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Nieodpowiednia kwalifikacja wydatków może prowadzić do kontroli skarbowych oraz kar. Warto więc dokładnie poznać obowiązujące w tym zakresie przepisy.
Które wydatki możemy wliczyć w koszty prowadzenia firmy?
Podstawowym wydatkiem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej jest utrzymanie firmowego lokalu. W koszty każdy przedsiębiorca może więc wliczyć czynsz, który płaci za lokal firmowy oraz związane z jego użytkowaniem koszty eksploatacyjne (gaz, prąd, woda, wywóz śmieci). Jako wydatek firmy możemy również zaliczyć polisę ubezpieczeniową lokalu czy budynku, w którym prowadzona jest działalność, koszty związane z jej zabezpieczeniem (np. faktury dla firmy ochroniarskiej). Kolejne koszty związane są już z samą działalnością.
Chodzi tutaj o rachunki za rozmowy telefoniczne, zakup odpowiedniego oprogramowania, wszelkie koszty związane z wyposażeniem oraz utrzymaniem biura, zakup materiałów biurowych. Podstawowym kosztem dla każdej firmy są również pensje zatrudnionych osób i rachunki za umowy zlecenie czy o dzieło (tutaj bierze się pod uwagę sumy brutto). W koszty działalności każdy przedsiębiorca może także wliczyć raty kredytu czy raty leasingowe (część odsetkowa), koszty związane z eksploatacją firmowych pojazdów oraz wydatki poniesione podczas podróży służbowych (przejazdy, noclegi, wyżywienie itp.).
W koszty działalności gospodarczej ponadto można wliczyć wydatki poniesione na zakup towaru czy surowców do dalszej obróbki. Kolejną grupą kosztów są faktury dla biur rachunkowych czy kancelarii prawniczych, pieniądze wydane na działania promocyjne (reklama, ogłoszenia itp.), koszty związane z działaniem firmowej strony internetowej oraz szereg innych wydatków niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej.
Czego nie możemy wliczyć w koszty?
W koszty prowadzonej działalności gospodarczej nie można zaś wliczać wszelkich kosztów nie mających bezpośrednio wpływu na prowadzenie firmy. Przedsiębiorca nie może tutaj uwzględnić własnego wynagrodzenia, własnych składek ubezpieczeniowych, kosztów dojazdu do pracy, wszelkich kar (np. mandatów).
Kolejną grupą wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest nabycie środków trwałych i powiązane z taką transakcją opłaty dodatkowe oraz koszty ich amortyzacji. Przepisy nie przewidują tutaj również części kapitałowych firmowego kredytu czy pożyczki. Polskie prawo podatkowe nie uwzględnia także wpłat na fundacje jako kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Sytuacje problematyczne
Wielu przedsiębiorców nie wie, jak policzyć koszty eksploatacji domu czy mieszkania do celów firmowych. Otóż jako koszty działalności gospodarczej możemy policzyć jedynie część wydatków (czynsz, podatek od gruntu, prąd, gaz). Od kwoty powyżej 250 funtów rocznie wydatki takie trzeba jednak odpowiednio udokumentować.
Podobna sytuacja dotyczy wykorzystywania prywatnego auta do celów służbowych. Tutaj również należy prowadzić ewidencję kilometrów i na tej podstawie jest wyliczany koszt. W przypadku samochodów, ilość mil mnoży się przez 0,45 lub 0,25 funta.
